دبیر خانه رابطی است بین کمیته و کار گروه ها در راستای رسیدن به هدف. وظایفی نیز بر عهده دبیر خانه است:

تشکیل جلسه توجیهی، ابلاغ تصمیمات به عوامل اجرایی، انجام کلیه مکاتبات، ابلاغ به کار گروه ها، تحریر تقدیر نامه ها، تهیه و تنظیم آمار ها و گزارشات نهایی

وظایف کلی ستادگروه های اجرایی:

ارتباط با دبیر خانه، انتخاب مسئولین سالن، انتخاب مجری و رابطین، نظارت برابر برنامه ها، نظارت و کنترل مسایل فنی(برق، صوت، تصویر،چینش صندلی، تعین جایگاه مهمانان ، کنترل زمان جدول بندی، پیگیری دعوت نامه ها، ایجاد هماهنگی با گروه های سن، پیگیری امور خبرنگاران، انجام امور تبلیغی، تهیه گزارش روند امور، پیش بینی نیروها، نظارت بر طراحی صحنه، استخراج لیست مهمانان  که باید اسکن داده شوند،( این وظایف گاها در وظایف دبیر خانه نیز می تواند تلفیق شود)- افراد کار گروه ها را می توان ضمن انتصاب در کار گروه اصلی در جایگاه های دیگر بکار گرفت)

گروه اسکان:

تهیه و تکثیر فرم های اسکان، تکمیل فرم پذیرش، دریافت فرم نظر خواهی،پیش بینی اماکن مناسب،تفکیک جنسیتی، توزیع بسته های فرهنگیبین مهمانان، تحویل گرفتن خوابگاه، پیش بینی امکانات،انتخاب نیروی مناسب، تهیه گزارش نهایی.

گروه پذیرایی

تهیه و تکثیر فرم های اولیه برای همه مهمانان، تکمیل اطلاعات، پذیرش مهمان، دریافت فرم نظر خواهی هنگام خروج،توزیع بسته فرهنگی هنگام ورود،پیش بینی امکانات، گزارش نهایی

گروه تبلیغات

برقراری ارتباط با دبیر خانه، تهیه لوازم تبلیغاتی، هماهنگی با کار گروه روابط عمومی برای تبلیغات در سطح شهر

گروه تدارکات

بر آورد اعتبارات، دریافت تنخواه، هماهنگی با گروه اجر، تهیه کلیه امکانات، نظارت بر روند پذیرایی،پیش بینی نیرو، عقد قراردادها،هماهنگی با مسئولین کار گروه ها، نظارت بر کلیه نیروهای خدمکاتی، بررسی وضعیت وسایل نقلیه، ، پارکینگ، تهیه جوایز، پرداخت حق الزحمه، تهیه گزارش نهایی

کار گروه حراست

هماهنگی با ناجا و حراست ها، هماهنگی با ادارات برق، آب، راهنمایی رانندگی، آتش نشانی،اورژانس، تهیه کارت های ویژه برای گروه های اجرایی و مهمانان ویژه، پیش بینی نیرو، گزارش نهایی

کار گروه روابط عمومی

ارتباط با دبیر خانه، دعوت سخنران و مهمان،تحریر دعوت نامکه ها، طراحی تبلیغات، چاپ کارتن، تهیه لوازم تبلیغاتی، هماهنگی برای فیلم و عکس برداری، هماهنگی در شهر برای انتخاب بهترین محل تبلیغاتی، تهیه گزارش کوتاه برای انعکاس در رسانه ها، نظارت بر صدا و تصویر، ضبط، تهیه گزارش نهایی

کار گروه ارزیابی

تهیه فرم ارزیابی، تکثیر نظر خواهی، تحلیل و جمعبندی عملکردها، مشخص کردن نقاط ضعف و قوت، نظارت بر عملکرد کار گروها، نظارت بر نحوه اجرا یی شدن مصوبات، گزارش نهایی

جلسه نهایی کمیته

 دریافت گزارش نهایی از کار گروه ارزیابی و تجزیه و تحلیل عملکردها در راستان میزان رسیدن به هدف یا انحراف از هدف و بهره گیری برای همایش های بعدی.

ملاحظات

در انتخاب محل همایش و سخنرانان چند مورد ضروری است

1-      سخنرانان باید بر اساس سر فصل های اعلام شده سخنرانی کنند، نکات کلیدی مفاد سخنرانی یادداشت برداری شود ، تمام کسانی که درروی سن حضور خواهند داشت باید چندین بار تمرین کرده باشند .

2-      محل برگزاری بایستی از نظر سرعت دسترسی مدعوین و زمان وامکان بهره گیری از امکانات اورژانسی  مطالعه شو.

3-      با چاپ نقشه یا نصب راهنما در مسیر محل همایش مشخص گردد

4-      محلی برای دریافت و نگهداری وسایل همراه مهمانان پیش بینی گردد

5-      محلی برای صرف چای و شیرینی یا گفتگوهای چند نفره لحاظ گردد

6-      دمای داخلی، نورپردازی، امکان تغییر نورپردازی، وضعیت پشتیبانی برق و سیستم صوتی و تصویری مطالعه گردد

7-      اگر جلسه پرسش و پاسخ وجئود دارد، پاسخ دهنده حتما سوال را بفهمد در غیر اینصورت درخواست تکرار سوال را بکند

8-      پیش بینی پاسخ به مخالفین ، رفتار با آنها،تامین لوازم تحریر برای مهمانان، کنترل لیست دقیق خبرنگاران، ،چگونگی آزادی عمل عکاس و خبر نگار درفاصله زمانی های مختلف،کنترل مصاحبه ها بر اساس مفاد همایش،پاسخ گویی بر اساس طرح ها وایده های مصوب باشد.